Wat is het Verifactu-systeem?
Verifactu is een nieuw digitaal facturatiesysteem dat is ontworpen door de Spaanse Belastingdienst (Agencia Estatal de Administración Tributaria, AEAT) om de manier waarop facturen worden opgesteld, vastgelegd en gecontroleerd te moderniseren. Het is onderdeel van de anti-fraudewetgeving en heeft als doel ervoor te zorgen dat facturen:
• Betrouwbaar en onveranderbaar zijn zodra ze zijn aangemaakt
• Traceerbaar en toegankelijk voor de Belastingdienst
• Een QR-code bevatten waarmee de authenticiteit kan worden geverifieerd
• Elektronisch gekoppeld zijn aan de Belastingdienst, wat directe inzage mogelijk maakt
In essentie vervangt Verifactu traditionele, losse factureringsmethoden zoals Word- of Excel-facturen door een gecontroleerd digitaal proces, waarbij de integriteit van facturen centraal staat.
Waarom wordt Verifactu ingevoerd?
Het Spaanse ministerie van Financiën wil met Verifactu belastingfraude tegengaan, de transparantie van facturatie verbeteren en de digitalisering van het bedrijfsleven versnellen. Traditionele systemen maken het mogelijk om facturen achteraf te wijzigen of twee systemen naast elkaar te houden; dat wordt met Verifactu voorkomen doordat elk factuurrecord elektronisch en onveranderbaar wordt beheerd.
Daarnaast draagt het bij aan een betere controle van de omzet- en btw-aangiften door rechtstreeks toegang te geven aan de Belastingdienst tot factuurlogboeken.
Wanneer wordt Verifactu verplicht?
Volgens de meest recente informatie is de verplichte implementatie van Verifactu uitgesteld:
• Voor vennootschappen (bedrijven): verplicht vanaf 1 januari 2027
• Voor zelfstandigen (autónomos) en kleine bedrijven: verplicht vanaf 1 juli 2027
Tot die tijd blijft het gebruik van Verifactu vrijwillig, wat professionals en bedrijven extra tijd geeft om hun systemen aan te passen.
Hoe werkt Verifactu in de praktijk?
1. Geen wijziging achteraf
Zodra een factuur via een Verifactu-goedgekeurd systeem is aangemaakt, kan deze niet worden gewijzigd of gewist. Fouten moeten worden rechtgezet via formele correcties die permanent zijn gekoppeld aan de originele factuur.
2. Automatische registratie
Het systeem genereert een uniek en elektronisch ondertekend factuurrecord. In veel gevallen wordt dit direct – of vrijwel direct – naar de Belastingdienst doorgestuurd, zodat de autoriteiten realtime inzage hebben in uw facturatiegegevens.
3. QR-codes en traceerbaarheid
Elke factuur bevat een QR-code waarmee klanten en de Belastingdienst de authenticiteit kunnen controleren. De software moet voldoen aan specifieke beveiligingsvereisten zoals elektronische handtekeningen en hash-codes om te garanderen dat records niet zijn gemanipuleerd.
Is gebruik van Verifactu verplicht?
Op dit moment nee — je kunt nog steeds factureren met traditionele methoden zolang je nog geen Verifactu-plicht hebt (voor 2027). ✔️
Wanneer het systeem eenmaal verplicht wordt:
• Moet je factureren via een softwareprogramma dat door de Belastingdienst is goedgekeurd, of via hun eigen gratis applicatie. • Facturen die niet via een Verifactu-systeem zijn gegenereerd, zijn juridisch niet geldig. • Niet-naleving kan leiden tot boetes tot €50.000 per jaar én ongeldige facturen waardoor klanten geen btw-aftrek kunnen claimen.
Voordelen van Verifactu
• Automatische opslag en toegang — je hoeft zelf je archief niet jaren te bewaren; de Belastingdienst heeft direct toegang.
• Transparantie en compliance — het systeem helpt je btw- en belastingadministratie correct en overzichtelijk te houden.
• Minder administratieve fouten — onveranderbare facturen beperken interpretatiefouten of frauduleuze correcties.
Nadelen of aandachtspunten
• De basisversie van Verifactu kan beperkt zijn voor grote of complexe bedrijven. • Fouten op een eenmaal aangemaakte factuur zijn moeilijker recht te zetten omdat ze niet achteraf kunnen worden verwijderd. • Je moet tijd en middelen investeren om te upgraden naar gecertificeerde software als je die nog niet hebt.
Hoe om te gaan met buitenlandse klanten?
Zelfs als je vooral factureert aan klanten in het buitenland, ben je verplicht om Verifactu-compatible facturen te gebruiken zodra je in Spanje bent gevestigd en ingeschreven bij de Belastingdienst. Vermeld dit tijdig aan internationale klanten aangezien je factuursysteem verandert.
Tot slot
Verifactu markeert een belangrijke stap richting digitale facturatie en meer fiscale transparantie in Spanje. Het brengt extra administratieve verplichtingen met zich mee voor zelfstandigen, maar biedt op de lange termijn ook voordelen in termen van compliance, eenvoud in back-office beheer en digitaal archiefbeheer.
