Factureren in Spanje

Ga je als autónomo of via een SL (Sociedad Limitada) factureren in Spanje?
Dan moet je facturen voldoen aan specifieke Spaanse eisen.

Spanje is administratief strikt. Onjuiste facturen kunnen leiden tot boetes of afgewezen btw-aftrek.

Hier lees je alles wat je moet weten over correct factureren in Spanje.

1️⃣ Wie moet factureren?

Iedere ondernemer die:

  • Goederen verkoopt

  • Diensten levert

  • Zakelijk actief is

moet facturen uitreiken volgens de regels van de
Agencia Tributaria.

2️⃣ Verplichte onderdelen van een Spaanse factuur

Een geldige factuur (factura) moet bevatten:

✔ Volledig bedrijfsnaam
✔ Fiscaal nummer (NIF)
✔ Adres
✔ Factuurnummer (opeenvolgend!)
✔ Factuurdatum
✔ Omschrijving van dienst/product
✔ Bedrag exclusief btw
✔ BTW-percentage (IVA)
✔ BTW-bedrag
✔ Totaalbedrag
✔ Gegevens klant (naam + NIF indien zakelijk)

Factuurnummering moet doorlopend en chronologisch zijn.

3️⃣ BTW (IVA) op facturen

Het standaard btw-tarief is:

21% IVA

Maar er bestaan:

  • Verlaagde tarieven

  • Vrijgestelde activiteiten

Als je IVA in rekening brengt, moet je deze per kwartaal afdragen.

4️⃣ Factureren aan particuliere klanten

Bij consumenten:

  • IVA meestal verplicht

  • Geen klant-NIF vereist (tenzij gevraagd)

  • Factuur wel bewaren voor administratie

5️⃣ Factureren aan bedrijven (B2B Spanje)

Bij zakelijke klanten:

  • NIF van klant verplicht

  • IVA vermelden

  • Correcte fiscale gegevens essentieel

6️⃣ Factureren binnen de EU (bijv. Nederland)

Lever je diensten aan Nederlandse bedrijven?

Dan:

  • Controleer btw-nummer via EU-systeem

  • BTW vaak verlegd (reverse charge)

  • Vermelding “IVA intracomunitario”

  • Registratie als intracommunautaire ondernemer vereist

Dit is cruciaal om dubbele btw te voorkomen.

7️⃣ Factureren buiten de EU

Bij klanten buiten de EU:

  • Vaak geen IVA

  • Exportregels toepassen

  • Vermelden juiste vrijstelling

8️⃣ Factureren als Autónomo vs SL

Autónomo

  • Factuur op eigen naam

  • NIF = persoonlijk fiscaal nummer

  • Winst belast via IRPF

SL

  • Factuur op naam van bedrijf

  • CIF/NIF van de SL

  • Winst belast via vennootschapsbelasting

9️⃣ Digitale facturatie

Spanje stimuleert digitale facturatie.

In sommige sectoren wordt e-facturatie verplicht.

Facturen moeten:

  • Bewaard worden

  • Controleerbaar zijn

  • Chronologisch geordend

🔟 Betalingstermijnen

Spaanse cultuur kent soms langere betalingstermijnen.

Gebruik duidelijke:

  • Betaaltermijn (bijv. 14 of 30 dagen)

  • IBAN vermelding

  • Eventuele boeterente bij te late betaling

1️⃣1️⃣ Veelgemaakte fouten

❌ Geen doorlopende factuurnummering
❌ Verkeerde IVA-vermelding
❌ Geen intracommunautaire registratie
❌ Onvolledige klantgegevens
❌ Geen correcte omschrijving

Dit kan leiden tot fiscale correcties.

1️⃣2️⃣ Administratie en bewaarplicht

Facturen moeten meerdere jaren bewaard worden.

Zowel:

  • Verkoopfacturen

  • Inkoopfacturen

  • Bonnen

Deze zijn nodig voor IVA- en IRPF-aangiften.

1️⃣3️⃣ Voorbeeldstructuur factuur

  1. Bedrijfslogo

  2. Bedrijfsgegevens

  3. Factuurnummer

  4. Datum

  5. Klantgegevens

  6. Omschrijving

  7. Subtotaal

  8. IVA

  9. Totaal

  10. IBAN + betaaltermijn

1️⃣4️⃣ Factureren zonder IVA (vrijstelling)

Sommige beroepen (bijv. medische of educatieve diensten) kunnen vrijgesteld zijn van IVA.

Controleer dit bij je gestor.

1️⃣5️⃣ Boetes bij fouten

Onjuiste facturatie kan leiden tot:

  • Afwijzing van btw-aftrek

  • Fiscale boetes

  • Extra controle

Spanje is streng op administratieve juistheid.

Conclusie

Factureren in Spanje vereist:

  • Correcte gegevens

  • Doorlopende nummering

  • Juiste IVA-vermelding

  • Goede administratie

Of je nu autónomo of SL bent: facturen vormen de basis van je belastingaangifte.

Een goede gestor voorkomt fouten.